La matrice di Eisenhower per ripartire al meglio

Nell’ultimo articolo del blog uscito ad agosto (se ti va di leggerlo clicca QUI) ho accennato alla matrice di Eisenhower parlando dei progetti importanti ai quali non abbiamo solitamente tempo di pensare perché oberati dall’operatività e dalle urgenze varie.

Mi piace l’idea di iniziare settembre con questo importante strumento utile naturalmente a lavoro, ma anche prezioso per fare molte riflessioni a livello personale.

I professional organizers lo definiscono principalmente uno strumento di consapevolezza più che di lavoro; vediamo perché, ma prima permettimi una piccola nota storica per giustificare il suo nome.

Eisenhower è stato il 34° presidente degli Stati Uniti e, come possiamo facilmente immaginare, un uomo particolarmente impegnato e dinamico, sia per il ruolo ricoperto, sia per indole personale.

Si racconta avesse un suo particolare metodo di procedere a lavoro nella scelta delle questioni da affrontare per prime e che fosse sua l’affermazione “raramente quello che è urgente è anche importante e raramente quello che è importante è anche urgente.”

Al di là della corretta attribuzione del metodo e della citazione, la matrice di Eisenhower ci aiuta fondamentalmente a capire come gestire le priorità.

Ovviamente non significa che ogni mattina quando ci mettiamo davanti al pc o all’agenda si debba compilare la matrice prima di iniziare, ma una riflessione a monte sul nostro modo di agire, magari pensando a come ci siamo comportati in passato con le varie decisioni, sarà veramente utile per il futuro.

Partiamo dallo schema della matrice che vedi nella foto di inizio articolo.

FARE: il quadrante in alto a sinistra è dedicato alle attività che sono sia urgenti che importanti.

Di fronte a questi casi non possiamo far altro che tirarci su le maniche e metterci a lavorare al meglio possibile.

PIANIFICARE: il quadrante in alto a destra è per i compiti che sono importanti, ma non urgenti. Per fare un esempio pratico potremmo pensare di inserire in questo spazio un obiettivo di crescita professionale o personale o un sogno nel cassetto…. insomma tutto quello che solitamente rimandiamo per mancanza di tempo e perché passiamo la vita a sbrigare incombenze tralasciando le cose importanti per noi.   È proprio su questo quadrante che dobbiamo lavorare di strategia con una buona organizzazione personale.

Come diceva Walt Disney infatti: “la differenza tra un sogno ed un obiettivo è solo una data”.

Aggiungo anche che rimandare ad un momento migliore non è programmare e che, bene o male, a parte le reali emergenze e le cose che nessuno può mettere in conto, c’è un margine di tempistiche che possiamo imparare a prevedere con un buon lavoro di consapevolezza.

Per questo possiamo, per un progetto personale al quale teniamo molto, prevedere un apposito spazio nel nostro Model Calendar magari il venerdì pomeriggio quando la mole di lavoro cala o il sabato mattina. Allo stesso modo, guardando con occhi “esterni” la ciclicità del nostro lavoro durante l’anno, possiamo prevedere dei periodi un po' più scarichi nei quali dedicarci alla progettazione.

DELEGARE: tornando alla matrice, il quadrante in basso a sinistra riguarda i compiti che non sono importanti, ma urgenti. Questi sono compiti che qualcuno dovrebbe fare, e velocemente. Un esempio: una bolletta da pagare o una raccomandata da ritirare. Si tratta di questioni importanti ma che non è detto siano da fare in prima persona perché magari ci fanno perdere tempo e ci rubano risorse ed energie.  

Non è facile, ma spesso dobbiamo imparare a delegare.

ELIMINARE: il quadrante in basso a sinistra è per i compiti che non sono né urgenti né importanti. È qui che entra in gioco il motto del professional organizer “less is more” ed è qui che dovremmo procedere eliminando azioni o cose inutili delle quali non dobbiamo in nessun modo occuparci.  

COME USARE LA MATRICE?

Iniziamo con le azioni da svolgere nell’arco di una giornata, insomma dalla classica “To do list”.

Il passo successivo è quello di classificare le varie voci in base alla loro urgenza e importanza inserendole  nel quadrante a cui ogni task appartiene.

Ripeto, la matrice è uno strumento di consapevolezza, una volta imparato a valutare, attribuire il giusto peso e valore alle attività, anche in relazione ai nostri valori ed obiettivi, non ci sarà bisogno di compilarla tutte le volte ma avremo una prospettiva mentale indispensabile per non farci schiacciare dalle urgenze e dalle cose che ci vengono imposte e lavoreremo finalmente, nei tempi e nei modi giusti, alla pianificazione delle cose importanti.

E con questo vi auguro un Buon mese di Settembre, che sia un meraviglioso inizio per tutti!