La programmazione settimanale

Non si può sempre programmare tutto, però…

.. senza un canovaccio, una bussola o un qualsiasi tipo di guida è impensabile portare avanti le nostre attività che, solitamente, hanno in gran parte una ciclicità su base settimanale.

Pensiamo ad esempio a quando andavamo a scuola ed all’orario scolastico nel quale le singole materie erano inserite nel calendario settimanale, oppure prendiamo in considerazione il planning delle lezioni in palestra.

In entrambi i casi c’è una struttura di base che si ripete e che è indispensabile per chi deve frequentare un corso, per gli insegnanti stessi, ma anche per chi gestisce la palestra o per gli addetti alle pulizie che devono sapere quando la sala corsi sarà agibile.

L’organizzazione e la programmazione- non mi stancherò mai di dirlo- sono uno strumento vitale per le nostre vite e per la gestione del flusso di lavoro; lo accettiamo quando ad “imporle” è un’entità esterna come la scuola, la palestra, l’azienda o un’istituzione, ma quando si parla di noi stessi, delle attività che dobbiamo gestire ed anche del prezioso tempo da dedicare a noi stessi tendiamo a navigare un po' a vista.

Ed è proprio per questo che ci troviamo a trascurare alcune cose, a procrastinare o a non dedicarci alle attività che nella matrice di Eisenhower sarebbero da inserire nel quadrante in alto a destra ovvero quello delle attività non urgenti, ma importanti!  

Vediamo allora nello specifico come procedere nella costruzione di una efficace programmazione settimanale.

Il principio che vi suggerisco è quello di partire dalla tecnica di TIME BLOCKING descritta da Cal Newport nel suo “Deep work” ovvero dalla creazione di specifici blocchi di tempo da riservare ad ogni attività.

In pratica si suggerisce di NON gestire le attività di volta in volta in base agli spazi che si hanno a disposizione (o agli stimoli esterni), ma di pianificarli in anticipo ove possibile.

Questo garantirà anche una preziosa “vista settimanale”, ideale anche come bussola per orientarci.

Lo scopo è quello di tutelare le attività che reputiamo importanti per il lavoro e per la vita privata non lasciando agli accadimenti improvvisi o agli altri la possibilità di dirci di cosa occuparci.

Suggerisco inoltre di scindere le attività personali da quelle lavorative inserendole comunque nello stesso schema di programmazione visto che vanno a costituire il monte ore totale della nostra settimana.

Adesso concentriamoci sulle categorie, me lo hai sentito dire più volte: una buona organizzazione parte sempre da un’ottima categorizzazione: sia che si parli di uno spazio fisico (l’armadio, la libreria o la dispensa), ché di attività che dobbiamo svolgere nella giornata.

Categorizzare infatti aiutare la mente a fare chiarezza, a gestire meglio i collegamenti mentali ed a memorizzare.

Quindi prima di impostare la nostra programmazione proviamo a buttar giù le categorie di attività che svolgiamo con costanza:

-       A lavoro (es. emissione fatture, aggiornamento professionale, incontro con clienti, report, mail etc)

-       Nel privato (attività con i figli, palestra, visite parenti etc)

Se nella nostra settimana abbiamo degli appuntamenti fissi, costruiamoci intorno delle attività compatibili sia da un punto di vista di energie, ché di spazio (considerando quindi il luogo nel quale ci troveremo).

Il consiglio è anche quello di pianificare attività simili, facendo quindi task batching, perché è molto importante ad un livello di concentrazione e prestazioni non “saltare di palo in frasca” con attività molto slegate tra di loro.

Non posso non citare la p.o Chiara Battaglioni, uno dei miei modelli professionali e collega in APOI quando parla dell’utilizzo del model calendar come esercizio di consapevolezza.

Proprio così: costruirlo non serve soltanto a gestire le attività settimanali, ma anche a fare un lavoro profondo di ascolto di sé stessi, delle attività da portare avanti, del momento giusto per farlo e di quanto tempo effettivamente impieghiamo a portarle avanti.

Aggiungo anche che la struttura settimanale non è un documento scolpito nella pietra, ma deve essere aggiornato e rinfrescato ciclicamente.

Potremo così ri-modulare di tempo da dedicare ad un’attività, eliminare task delle quali non ci occupiamo più o inserirne di nuove.

Si tratta di uno strumento molto flessibile.

Possiamo farlo su excell, su una qualsiasi app o anche su carta e penna.

Secondo me l’importante è che sia ben visibile per noi (consiglio magari di stamparlo).

Impostiamo dunque una griglia standard settimanale (attenzione non stiamo preparando un calendario settimanale!) che possa andare bene per le nostre attività cicliche tipo ed assegniamo a ciascuna attività (categorie) un colore preciso.

Di settimana in settimana dovremo fare attenzione a rispettare l’impostazione di massima che abbiamo dato alle varie giornate, mixando impegni fissi alle incombenze ed alle attività che si saranno aggiunte.

Ed arrivo alla conclusione di questo articolo parlando di responsabilità.

Si suggerisce sempre a livello educativo di far utilizzare ai bambini un calendario delle attività ricorrenti (scuola, svago, attività sportive) perché sia di forte stimolo di responsabilizzazione, gestione dei materiali, fonte di serenità, percezione del tempo.

Dovrebbe valere anche per gli adulti.

Aggiungo anche una componente che riguarda l’educazione che ci hanno dato nei confronti degli altri: nella nostra cultura è giustamente sempre sottolineato quanto sia importante rispettare la parola e gli impegni presi con gli altri.

Si tende sempre troppo poco però ad educare al rispetto per gli impegni presi nei confronti di noi stessi.

Entra in gioco un po' anche il concetto di auto-disciplina in funzione di un obiettivo.

Prendiamoci i nostri impegni ed i nostri spazi con una buona base di programmazione settimanale ed impariamo a rispettare, sempre con flessibilità, ciò che ci siamo imposti.

La settimana è la base della nostra programmazione per le attività ricorrenti, ma impariamo, specie in un’ottica di raggiungimento di obiettivi più ampi, a non vivere “a settimane” ma a guardare anche oltre.

Fondamentale quindi per certi obiettivi, una pianificazione mensile ed annuale.

Un po' come si fa nei business plan.

Buon mese di novembre!