Le riunioni in remoto

“Di persona, personalmente”.

Che si voglia tornare tutti ad incontrarsi, come diceva Catarella in Montalbano  “di persona personalmente” è poco ma sicuro!

Anche in ambito lavorativo e nelle riunioni.

E quindi non ci pare il vero di poter ricominciare piano piano a spostarci per lavoro, incontrare persone, uscire da quella “comfort zone” che era diventata anche la nostra gabbia.

Però, diciamoci la verità: non si può solo demonizzare tutto e prendercela con la possibilità che ci è stata concessa di poterci incontrare in modalità virtuale non potendo fare diversamente.

Questo nel privato ha permesso nel periodo buio appena trascorso alle famiglie di vedersi con i propri cari e sul lavoro ha fatto sì che non tutto si fermasse e si potesse portare avanti il confronto con colleghi o superiori, clienti ed incontri decisionali.

Ed ora che la situazione non è più per fortuna come quella iniziale, vedersi online rappresenta pur sempre un’opportunità in più ed una grande rivoluzione tecnologica che ha permesso anche a persone meno in confidenza con i sistemi informatici di approcciarcisi in modo diverso.

Di necessità virtù 

La scorsa settimana ho partecipato a ben sei riunioni online, metà delle quali con persone che non vivono nella mia città e che difficilmente avrei potuto incontrare di persona perdendo un confronto importante.

Anche per chi lavora nella stessa città a volte può essere più vantaggioso fissare un incontro online per evitare la “perdita di tempo” negli spostamenti quando si hanno tempistiche strette e si può arrivare subito concentrati sull’argomento della riunione.

Il rischio chiaramente è che per tutte queste comodità si possa preferire questo tipo di incontro a quello di persona anche quando ci si potrebbe vedere vis-à-vis; così però perderemmo molto in termini di rapporti umani e da un punto di vista lavorativo.

Per questi motivi consiglio di non abusare dei mezzi tecnologici e di fissare online esclusivamente gli incontri:

- di aggiornamento tra persone che già collaborano da tempo (per un primo incontro conoscitivo assolutamente importante la conoscenza reale per costruire le basi di una buona collaborazione)

-urgenti quando c’è da risolvere un problema improvviso e non si possono aspettare le condizioni favorevoli per vedersi in presenza

Se proprio dobbiamo fissare una riunione online è fondamentalmente rispettare alcune semplici regole:

• Scegliere la data più comoda per tutti tramite Doodle, il semplice strumento online di Google che permette di mettere d’accordo tutti su giorno ed orario per l’incontro
• Fissare un ordine del giorno anticipandolo nella mail di invito (evitiamo di mandare in automatico la freddo avviso con link del programma)
• Coinvolgendo durante la riunione tutti i partecipanti: ci vuole sempre, come nelle riunioni in presenza, una persona che tenga le fila della riunione, ma affinché nessuno non si distragga, è importante chiedere ai partecipanti la loro opinione.  
• Ricordiamoci di far seguire alla riunione (come si dovrebbe fare sempre con quelle in presenza) una mail di riepilogo ben scritta, puntuale e schematica

Conclusioni

Credo che, come in tutte le cose, anche con le riunioni online ci voglia il giusto compromesso; con le tecnologie in modo particolare bisogna sapersi regolare.

Insomma, utilizziamo pure i programmi per riunioni online, ma non esageriamo e facciamolo con coscienza.

Il rischio è che succeda quello che accade in questo esilarante video che vi invito a guardare: https://www.youtube.com/watch?v=DYu_bGbZiiQ