I trochilidi sono una famiglia di uccelli dell’ordine Apodiformes, che comprende 357 specie comunemente note come colibrì. .. hanno l’abilità di rimanere quasi immobili a mezz’aria, capacità garantita dal rapidissimo battito alare e che consente loro di cibarsi del nettare dei fiori. (Wikipedia).
No, questo non vuole essere un articolo di ornitologia, ma il parlare del colibrì ci permettere di fare riferimento alla sua tipica caratteristica di passare da un fiore all’altro velocemente e senza sosta.
Non a caso si parla di “sindrome del colibrì”.
Come possiamo legare questo concetto all’ambito dell’organizzazione personale?
La persona “colibrì” ha la tendenza ad avviare tante attività in contemporanea, senza però arrivare a concluderne (spesso) nessuna e quindi, sostanzialmente, non ha la capacità di organizzarsi al meglio.
A chi agisce così capita infatti di frequente di arrivare stremato a fine giornata con la sensazione di aver fatto tantissimo, ma con la frustrazione di aver concluso ben poco.
La tentazione a comportarsi come colibrì è dietro l’angolo per tutti stimolati come siamo da una quantità enorme di input che arrivano dal lavoro e nel privato, dai vari gruppi ai quali apparteniamo o a causa dei tanti ruoli che rivestiamo.
Quando in ufficio, ad esempio, lavoriamo contemporaneamente (nel vero senso della parola!) a più progetti e non siamo in grado di delimitare risorse ed attenzioni ad un’attività alla volta (magari tramite la tecnica del pomodoro che ci impone di concentrarci per 25 minuti- con pausa di 5- su una sola attività) facciamo i “colibrì”, esattamente come quando saltiamo da una mail all’altra o da una chiamata ad una riunione su argomenti diversi.
Quando invece in casa decidiamo, ad esempio, di mettere in ordine o di fare le faccende ed, invece di concentrarci su una stanza alla volta, una categoria o un’azione (stirare, spolverare etc) veniamo catturati da un’altra attività che ci viene in mente di fare ed alla fine ci perdiamo, facciamo i colibrì!
E tutto questo svolazzare in qua ed il là non fa altro che farci girare la testa e renderci meno efficaci.
Non posso non citare David Allen e le sue teorie per sottolineare quanto invece, per la nostra produttività (parola che mi piace sempre poco), ma più che altro per il nostro benessere, sia fondamentale chiudere tutti i cerchi aperti, possibilmente uno alla volta in modo da affrontare con serenità ogni attività da svolgere.
E per le cose che non possiamo chiudere in autonomia ma che dipendono anche dagli altri come si fa?
Molto spesso capita di non poter portare a compimento un’attività perché ci manca una risposta, un contributo o un’approvazione da qualcun altro.
Nonostante magari si sia fatto un ottimo lavoro nella parte che ci riguardava, restiamo “appesi” e questo non fa altro che aumentare in nostro malessere, il senso di incompiuto e la frustrazione.
Il rischio più grande è quello di perdere il filo o dimenticare magari una scadenza.
Il segreto in questo caso è quello di chiudere temporaneamente il cerchio segnando in un’apposita lista le risposte che dobbiamo avere da altre persone, possibilmente con le tempistiche segnate accanto e l’azione successiva da compiere una volta arrivata la risposta in modo da non perdere il filo ed avere tutto sotto controllo.
Si può fare esattamente la stessa cosa riguardo alle attività personali o legate alla casa.
Se ci pensiamo bene il colibrì è multitasking ed ormai lo abbiamo imparato: questa modalità di agire è assolutamente negativa (specie in ambito cognitivo), ci rende meno produttivi, poco efficaci, inconcludenti e fortemente stressati!