Cosa contribuisce a creare il senso di appartenenza all’interno di un’azienda o di una qualsiasi realtà lavorativa?
I fattori possono essere molteplici, ma i principali sono legati al modo in cui l’azienda e la Direzione comunicano internamente.
Lasciare sempre aperta la possibilità del dialogo e cercare di trasferire con chiarezza le informazioni in modo non ci siano dubbi su come operare sono gli elementi chiave per creare un ambiente lavorativo coeso, motivato e produttivo.
Per comunicazione interna all’azienda si intendono tutte le attività di comunicazione che si svolgono all’interno di un’organizzazione.
Dobbiamo innanzitutto distinguere due principali tipologie di comunicazione aziendale:
- formale: ad esempio riunioni aziendali, e-mail, intranet, newsletter
- informale: come ad esempio chiamate, chat, social media aziendali, eventi aziendali
Entrambe sono importanti e vanno bilanciate.
Mentre sappiamo tutti quanto sia importante comunicare verso l’esterno per ottenere visibilità e raggiungere stakeholder e potenziali clienti, in pochi percepiscono il fatto che il cliente finale non sia l’unico destinatario delle attività di comunicazione di un’azienda o di un’attività.
Da un po’ di anni a questa parte fortunatamente molte realtà hanno iniziato ad occuparsi anche di “inside marketing”: prestano quindi molta attenzione anche a soddisfare il “primo cliente interno” ovvero il dipendente che dovrebbe sentirsi il più grande sostenitore dell’azienda nella quale lavora e diventarne quindi anche testimonial all’esterno.
La Direzione deve quindi prestare massima attenzione anche alla qualità di vita nell’ambiente lavorativo ed all’identità di visioni e obiettivi che dovrebbero accomunare il brand ai suoi dipendenti.
Da qui si percepisce più chiaramente il valore altamente strategico del diffondere una cultura della comunicazione interna.
Le tre distinzioni più classiche quando si tratta di forme di comunicazione interna sono tra:
-una comunicazione interna top-down, cioè che procede dal vertice organizzativo verso la base di un’ideale piramide di mansioni
-una bottom-up che, al contrario, parte dai dipendenti per arrivare ai responsabili
– una comunicazione tra pari
Per un’organizzazione è infatti di fondamentale importanza che i collaboratori interni si scambino tra di loro informazioni, idee, dubbi: è il modo più efficace per condividere conoscenze, stimolare soluzioni innovative, creare senso di appartenenza.
E per fare questo è fondamentale abbiano dei momenti di condivisione con e senza la Direzione.
Quest’ultima deve riuscire a trasmettere un clima d condivisione e trasparenza.
La metafora della porta aperta in Direzione è il segnale più emblematico di apertura e disponibilità verso i propri dipendenti.
Analizziamo ora gli elementi chiave per agevolare una buona comunicazione interna.
ASCOLTO
Per far sentire partecipe il dipendente e far sì che si senta stimolato a dare sempre il meglio, è importante che quest’ultimo si senta ascoltato e che sappia di avere dei momenti dedicati a questa fase.
Fondamentale introdurre nella prassi aziendale dei momenti di feedback reciproco e collettivo.
Questa può rivelarsi ovviamente un’arma a doppio taglio, non se facciamo tesoro dei suggerimenti di Reed Hastings- creatore e Ceo di Netflix- che nel suo “L’unica regola è non avere regole” ci insegna i feedback tra colleghi (top-bottom- e trasversali) devono basarsi sulle 4 A:
- AIM to ASSIST (devono mirare ad aiutare);
- ACTIONABLE (devono riguardare proposte che siano attuabili);
- APPRECIATE (devono mostrare apprezzamento);
- ACCEPT or DISCARD (devono lasciare la possibilità di accettare o respingere il suggerimento).
Per dare un buon segnale di apertura all’ascolto e poter far tesoro di quanto potrà emergere, si dovrebbe innanzitutto:
- Fare un audit -momento in cui la Direzione deve fermarsi un attimo e valutare lo stato delle cose, chiamando a colloquio uno per uno dipendente e colleghi.
- Fare un sondaggio– creare quindi uno strumento, da far compilare possibilmente in forma anonima ,dal dipendente in modo possa sentirsi libero nel rispondere
I sondaggi sono degli ottimi strumenti di comunicazione anche per il cliente esterno in modo da leggere il grado di soddisfazione e trarre spunti per migliorare.
Un aspetto davvero importante che possiamo collocare all’interno della fase dell’ascolto e, di conseguenza, dell’osservazione è il premiare e ringraziare pubblicamente chi si è distinto per il proprio operato.
Essere gratificati e sentirsi apprezzati per il proprio operato stimola ed a volte è più efficace anche di un riconoscimento economico!
VALORI
I valori aziendali legano le persone all’interno dell’azienda, è molto importante quindi che la direzione li esprima e li spieghi correttamente ai dipendenti perché possano farli propri.
In questo modo si avranno risorse umane più motivate e più facilmente l’azienda si distinguerà sul mercato.
I dipendenti coinvolti nella causa aziendale sono persone che si recano sul posto di lavoro con passione e maggiore motivazione, s’impegnano in prima persona, si fanno insomma, come dicevamo, “ambasciatori” dell’azienda.
DIRITTI E DOVERI
Oltre all’aspetto che riguarda i valori aziendali, è importante trasmettere ai lavoratori con chiarezza quali sono i loro diritti e doveri, quindi ovviamente gli aspetti normativi del lavoro, ma anche e soprattutto il regolamento interno alla nostra azienda.
All’interno di queste regole ci deve essere una sorta di “vademecum” su come comunicare efficacemente all’interno, all’esterno con il cliente (compresi magari casi specifici per risolvere eventuali crisi) ed un documento che indichi precisamente i compiti ed il mansionario di ciascuno.
Ricordiamo infine che l’azienda- per quanto possa essere fatta di persone che si trovano bene tra di loro- non è una famiglia, ma una squadra.
Ci sono varie modalità di alimentare il senso di appartenenza a questa squadra; tanto per cominciare ricorrenti eventi interni, come cene o aperitivi aziendali o attività di team building mirate.
Buon mese di marzo!