Ti capita spesso di rimandare alcune semplici azioni e di ritrovarti sfinita/o a fine giornata con tante cose da finire ed arrivare il giorno successivo a scoprire di averne dimenticate magari altre?
Esiste un metodo infallibile per smettere di procrastinare: si tratta della “regola dei 2 minuti” di David Allen, uno dei massimi esperti di produttività ed “icona” per i professional organizers.
Nel suo Getting Things Done, tra le varie teorie, riflessioni, e spunti, l’autore descrive questo semplice metodo che riguarda le azioni piccole e circostanziali che si possono compiere nell’immediato ed in pochissimo tempo, esattamente due minuti!
Lo scopo è smettere di rimandare, dimenticarsi le cose e, soprattutto, andare ad “alleggerire” la testa eliminando uno dei tanti tarli che la affolla generando stress.
Come funziona la regola dei 2 minuti?
Partiamo dalla definizione dell’autore: “se un’azione richiede meno di 2 minuti, falla subito.”
Si fonda sull’idea che ci voglia a volte più tempo per pianificare un’azione, fare la fatica di ricordarsela e dover restare con la sensazione di avere qualcosa di incompiuto, rispetto a passare direttamente all’azione.
Basterà domandarsi mentalmente, ogni volta che ci si trova di fronte un’azione da compiere: posso farla in meno di due minuti?
Allen ci parla di questa regola all’interno del metodo GTD e del diagramma del flusso di lavoro, dove, nelle varie azioni da compiere (intercettare, chiarire, organizzare, riflettere, agire) l’agire in due minuti si colloca sempre in antitesi alle azioni che invece dobbiamo necessariamente rimandare (non a chissà quando, ma in un momento da programmare) o delegare.
Quando applicarla
La regola dei due minuti, ad esempio, è diventata un’ancora di salvezza per molte persone.
Puoi usarla in molte occasioni, ad esempio, quando controlli le mail: basterà, dopo aver letto la mail, chiedersi se, in meno di due minuti è possibile dare una risposta corretta e non approssimativa. In caso positivo la puoi inviare.
Il risultato sarà ridurre drasticamente il numero della posta in arrivo, sentirsi più leggeri ed anche più efficienti.
Uno stile di vita organizzato permette di applicare lo stesso modo di pensare ed agire alla vita lavorativa e privata: per questo la regola dei due minuti vale anche per la casa e le questioni personali.
Un esempio: rimettere subito al suo posto un attrezzo utilizzato in casa e non pensare “lo faccio dopo”, mandare un messaggio a qualcuno per ricordargli una cosa importante prima che ci passi di mente e così via.
C’è solo un rischio: la Sindrome del Colibrì ovvero il modo di agire delle persone che iniziano a fare mille cose, senza portarle a termine finendo per avere solo problemi aperti.
Per tutelarsi è bene, come dico sempre, dare molta importanza alla fase della consapevolezza sapendo anche distinguere le priorità da portare avanti e non “sopravvalutarsi” magari pensando di risolvere in due minuti una questione che invece necessitava di più tempo.
Pronta/o a metterti alla prova?
Inizia dalle prossime azioni che farai dopo aver letto questo pezzo, ce n’è una che non conviene procrastinare e che potresti portare a termine in due minuti?