Le riunioni in remoto


“Di persona, personalmente”.Che si voglia tornare tutti ad incontrarsi, come diceva Catarella in Montalbano  “di persona personalmente” è poco ma sicuro!Anche in ambito lavorativo e nelle riunioni.E quindi non ci pare il vero di poter ricominciare piano piano a spostarci per lavoro, incontrare persone, uscire da quella “comfort zone” che era diventata anche la nostra gabbia.Però, diciamoci la verità: non si può solo demonizzare tutto e prendercela con la possibilità che ci è stata concessa di poterci incontrare in modalità virtuale non potendo fare diversamente.Questo nel privato ha permesso nel periodo buio appena trascorso alle famiglie di vedersi con i propri cari e sul lavoro ha fatto sì che non tutto si fermasse e si potesse portare avanti il confronto con colleghi o superiori, clienti ed incontri decisionali.Ed ora che la situazione non è più per fortuna come quella iniziale, vedersi online rappresenta pur sempre un’opportunità in più ed una grande rivoluzione tecnologica che ha permesso anche a persone meno in confidenza con i sistemi informatici di approcciarcisi in modo diverso.Di necessità virtù La scorsa settimana ho partecipato a ben sei riunioni online, metà delle quali con persone che non vivono nella mia città e che difficilmente avrei potuto incontrare di persona perdendo un confronto importante.Anche per chi lavora nella stessa città a volte può essere più vantaggioso fissare un incontro online per evitare la “perdita di tempo” negli spostamenti quando si hanno tempistiche strette e si può arrivare subito concentrati sull’argomento della riunione.Il rischio chiaramente è che per tutte queste comodità si possa preferire questo tipo di incontro a quello di persona anche quando ci si potrebbe vedere vis-à-vis; così però perderemmo molto in termini di rapporti umani e da un punto di vista lavorativo. Per questi motivi consiglio di non abusare dei mezzi tecnologici e di fissare online esclusivamente gli incontri:- di aggiornamento tra persone che già collaborano da tempo (per un primo incontro conoscitivo assolutamente importante la conoscenza reale per costruire le basi di una buona collaborazione)-urgenti quando c’è da risolvere un problema improvviso e non si possono aspettare le condizioni favorevoli per vedersi in presenzaSe proprio dobbiamo fissare una riunione online è fondamentalmente rispettare alcune semplici regole:

  • Scegliere la data più comoda per tutti tramite Doodle, il semplice strumento online di Google che permette di mettere d’accordo tutti su giorno ed orario per l’incontroFissare un ordine del giorno anticipandolo nella mail di invito (evitiamo di mandare in automatico la freddo avviso con link del programma)Coinvolgendo durante la riunione tutti i partecipanti: ci vuole sempre, come nelle riunioni in presenza, una persona che tenga le fila della riunione, ma affinché nessuno non si distragga, è importante chiedere ai partecipanti la loro opinione.  Ricordiamoci di far seguire alla riunione (come si dovrebbe fare sempre con quelle in presenza) una mail di riepilogo ben scritta, puntuale e schematica
  •  ConclusioniCredo che, come in tutte le cose, anche con le riunioni online ci voglia il giusto compromesso; con le tecnologie in modo particolare bisogna sapersi regolare.Insomma, utilizziamo pure i programmi per riunioni online, ma non esageriamo e facciamolo con coscienza.Il rischio è che succeda quello che accade in questo esilarante video che vi invito a guardare: https://www.youtube.com/watch?v=DYu_bGbZiiQ


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