Personal Kanban


Il tema di questo mese è il metodo di “personal kanban” che trae le sue origini dai principi del kanban del metodo “Lean”.

La versione “personal” è state teorizzata da Jim Benson che l’ha applicata alla gestione personale del lavoro, quindi materia della mia specializzazione come professional organizer.

Partiamo dal nome “Kanban” che significa in giapponese “cartellino visivo”.

Proprio il concetto di vedere, visualizzare, prendere coscienza delle attività è alla base del suo funzionamento.

Il Metodo Kanban nasce negli anni ‘50 negli stabilimenti produttivi Toyota come sistema di pianificazione per una produzione più agile.

Applicato alla migliore gestione del nostro lavoro è un sistema per pianificare, dare priorità, gestire e concludere ogni processo di lavoro, individuale o in team.

Il suo funzionamento è semplice, così tanto da poter sembrare banale; ma come ho scritto nel blog del mese di maggio a proposito delle check list,  è un grande errore dare per scontato le cose che apparentemente sembrano più facili.

Come si costruisce un personal kanban?

Basta creare, su supporto cartaceo, digitale, su una bacheca o qualsiasi strumento si prediliga, le seguenti tre colonne relative alle attività:

·       Da fare

·       In corso

·       Completate

Dopo averle create, dobbiamo preparare una lista di tutte le attività da svolgere in un dato periodo e scegliere di dedicarci- in base alla priorità- ad approcciarne non più di 4/5 alla volta.

Già questa è una valutazione molto importante da fare a monte, magari aiutandosi con la matrice di Eisenhower evitando così di dedicarsi a troppe cose contemporaneamente.

La divisione netta a tre colonne in base alla fase del processo ci aiuta a fare chiarezza mentale ed a non perdersi dei pezzi delle attività che magari sono “in corso” perché necessitano di tempo per essere concluse o stanno aspettando una risposta o un elemento da qualcuno di esterno da noi.

Il passaggio, anche catartico, alla colonna “completato” ci aiuterà infine a chiudere il cerchio.

Consiglio di considerare come “attività” delle azioni piuttosto specifiche e non concetti troppo generici altrimenti sarebbe complesso prenderli nella giusta considerazione.

Moltissimi strumenti di project management come Notion, Trello ed Asana utilizzano il sistema di personal kanban ed hanno la possibilità di far gestire il tutto in maniera molto pratica, quindi semplicemente trascinando gli elementi da una colonna all’altra, sia da desktop ché da cellulare.

In questo modo, anche quando siamo fuori, avremo la possibilità di consultare le nostre attività e gestirle senza perdere pezzi.

Può essere comunque molto valida, efficace e concreta anche una lavagna oppure l’uso dei post it.

Consiglio vivamente a tutti di provare questo sistema per i suoi grandi vantaggi:

–       Ci aiuta a programmare e visualizzare concretamente le attività delle quali ci stiamo occupando

–       Ci aiuta a limitare le attività da prendere in carico in un dato momento e non sentirci sopraffatti  

–       Ci aiuta a gestire il flusso di lavoro nelle sue varie fasi e sotto- attività

Buon mese di Giugno a tutti!


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