Preparare un evento sfruttando al massimo i vantaggi di una buona organizzazione


Probabilmente lo sai, ho iniziato ad organizzare eventi molti anni prima di diventare una professional organizer e quindi di scoprire che esistesse la possibilità di essere di supporto ad altri nel gestire meglio tempo, spazio, energie e concentrazione.

Tutte risorse indispensabili anche quando si organizza un evento.

In ambito professionale organizzare un evento significa prima di tutto svolgere un’attività di comunicazione nella quale ci si presenta e si interagisce in maniera diretta con il proprio pubblico di riferimento e, di conseguenza, pensando all’altro rovescio della medaglia, ci si espone al rischio di insuccesso e di cattiva reputazione se non si pianificano al meglio tutte le attività e non si utilizzano le giuste metodologie di organizzazione.

Essere preparati è la condizione imprescindibile: un evento ben riuscito non si realizza a caso. 

In ambito privato sono sicuramente meno le occasioni nelle quali ci può capitare di organizzare un evento, ma sono sempre le più significative: un matrimonio, un viaggio, una ricorrenza da celebrare, la festa di compleanno dei nostri figli

Anche in questi casi, oltre a fare una bella esperienza ed a far vivere ai partecipanti un momento speciale, parliamo agli altri di noi, di come siamo, della nostra serietà, di quanto prendiamo a cuore le cose e, in un certo senso, dei nostri valori.

Per mia indole personale, considerando che mi veniva piuttosto naturale, all’inizio mi sono sempre proposta di organizzare eventi anche per la sfera familiare e degli amici; da quando per me è diventata anche una professione tendo invece a “deresponsabilizzarmi” almeno in quel contesto per evitare il burn out! 

Di seguito alcuni consigli riguardanti la parte organizzativa di un evento (quindi non quella relativa alla comunicazione, ai materiali da produrre ed ai feedback post evento).

Se organizziamo un evento, lavorativo o privato, la prima risorsa con la quale dobbiamo imparare ad avere a che fare è il tempo.

In questo caso in due accezioni: 

  • La data dell’evento per la quale tutto dovrà essere pronto ed accurato (si tratta di una sorta di countdown oggettivo)
  • Il nostro rapportarci al tempo che ci separa dall’inizio dell’evento e quindi il capire come gestire al meglio le fasi di lavoro: dallo sviluppo progetto, al tempo da allocare a ciascuna singola attività, al tempo di attesa nei confronti di risposte o materiali richiesti a fornitori e collaboratori esterni

Prima di tutto ti suggerisco di prestare particolare attenzione alla fase di programmazione perché, come diceva Benjamin Franklin: «Se fallisci nel pianificare, stai pianificando il tuo fallimento»

Per fare un buon lavoro di pianificazione devi interrogarti sugli altri elementi da contemplare.

Gli obiettivi: la definizione degli obiettivi è davvero importante perché la riuscita di un evento si può solamente valutare in base a quello che ci eravamo preposti.

Se, ad esempio, organizziamo un evento di raccolta fondi è importante fare in modo che aderiscano più persone possibile e che magari si possa mettere in atto una partnership con altre realtà.

Se l’intento è invece istituzionale e comunicativo e quindi quel che ci preme di più è avere un ritorno di immagine, rafforzare la nostra brand identity e magari mettere le basi per rapporti futuri, non importa se non abbiamo ricavato molto da un punto di vista economico perché  probabilmente lo faremo in futuro.

L’importante è avere le idee chiare su quello che vogliamo per agire con cognizione di causa.

La scelta delle priorità: stabiliti gli obiettivi durante l’organizzazione dell’intero evento ci troveremo di fronte ad una miriade di scelte da fare, perché le cose vanno così: non si può avere tutto e – anche in questo campo- gli stimoli e le idee creative saranno tante, ma non tutte realizzabili. 

Ricorda il “mio” motto “less is more”.

Energie e concentrazione: come per ogni tipo di attività dovrai gestirti al meglio sia le energie (magari anche per le fasi più operative del progetto come sopralluoghi, allestimento etc) e concentrazione per non disperdere a vuoto i “neuroni” che ti aiuteranno a gestire tutto il flusso di lavoro.

Il budget: non è questa la sede per parlare di gestione delle risorse economiche, ma naturalmente il denaro costituisce la risorsa esauribile che, a monte, avrai stabilito per portare avanti il tuo evento. Va allocato con attenzione e preventivato prima di iniziare a lavorare, perché non puoi permetterti che finiscano i fondi quando sei nel pieno dell’organizzazione.

Lo spazio: la location scelta per il tuo evento andrà selezionata con attenzione, organizzata in modo che gli oggetti ti siano di supporto durante l’evento (ed aggiungo: che siano pochi ma scelti con attenzione) e che l’allestimento finale ti presenti al meglio agli occhi di chi fruirà dell’evento. Avrai sicuramente sentito parlare di benessere abitativo e dei luoghi che viviamo: l’ambiente circostante influisce prepotentemente anche sulla riuscita dell’evento che abbiamo organizzato. Se hai fatto un ottimo lavoro per tutti gli altri aspetti, ma l’ambiente risulta sgradevole le persone queste non saranno del tutto soddisfatte da ciò che hai organizzato.

Per supportarci nel nostro lavoro mentre organizziamo un evento possiamo, anzi dobbiamo, contare sull’aiuto di vari strumenti.

La scelta è soggettiva (scegli sempre quello che funziona meglio per te e ti è più congeniale): il mio consiglio è quello di combinare pochi strumenti e di sceglierli, almeno concettualmente, simili ad un foglio di lavoro Excel,  una lista (check list o altre) o una lavagna modello kanban.

Spero di averti dato dei buoni consigli e che tu sia pronta/o ad organizzare al meglio un momento al quale tieni in modo particolare.

Se avessi bisogno di un supporto, non esitare a contattarmi!


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