Essere disorganizzati ha un impatto significativo sulle nostre finanze e sulle nostre risorse in generale: ciò può manifestarsi attraverso diversi meccanismi, tra cui spreco di risorse, energie e motivazione, perdita di clienti e collaboratori, penali, mancati guadagni e spese impreviste.
In sintesi, la disorganizzazione genera inefficienza e crea ripercussioni in tre macroaree: lo spazio, il flusso di lavoro, la comunicazione con l’esterno.
I costi della disorganizzazione sono subdoli perché per molti di noi, presi dalla routine lavorativa e dalle varie incombenze, diventano invisibili e quindi molto difficili da riconoscere e da quantificare: ogni giorno però si sommano e alla lunga diventano molto dispendiosi.
In questo articolo porteremo alla luce le cause e vedremo alcune soluzioni.
LO SPAZIO DI LAVORO
Lo spazio di lavoro, fisico o digitale, ha un costo; ce ne accorgiamo soprattutto quando non riusciamo a gestirlo al meglio e ci sembra di non averne abbastanza. Il più delle volte non si tratta di mancanza di spazio, ma mala gestione.
Uno spazio male organizzato e poco funzionale costa in termini di produttività; non è un caso che, quando le cose a lavoro non stanno andando bene e ci sentiamo sopraffatti, il nostro ambiente di lavoro corrisponde e rappresenta a pieno le nostre difficoltà.
A questa difficoltà deriva poi una conseguenza da non sottovalutare: l’immagine esterna che si offre a chi ci osserva come professionisti.
Che immagine avresti se fossi ricevuta/o da un commercialista o da un avvocato che ti fa accomodare in un ufficio disordinato, con una scrivania caotica, piena di polvere e scartoffie?
Uno spazio di lavoro dove non trovi mai quello che cerchi e i documenti sono riposti alla rinfusa, costa in termini di tempo perso per la caccia al tesoro: uno degli effetti più comuni della disorganizzazione è proprio l’acquisto di oggetti che già possediamo ma che non riusciamo a trovare.
Quante volte ti è successo, a casa o al lavoro, di comprare un prodotto per poi scoprire che lo avevi già? Questo tipo di “duplicati” può accumularsi rapidamente, portando a spese inutili.
Ci sono moltissime persone che, specie quando si tratta di oggetti personali e ricordi, ricorrono a spazi di stoccaggio esterni per conservare oggetti che non riescono a gestire in casa. Questi costi possono accumularsi nel tempo e rappresentare una spesa significativa.
Parlando sempre di organizzazione in ambito personale, hai mai pensato a quanto avere in frigorifero disorganizzato possa portarci a sprecare cibo? Infatti, quando non sappiamo cosa abbiamo a disposizione, è facile far scadere gli alimenti che abbiamo già in casa. Pianificare un minimo i pasti, anche per alimentarci in modo equilibrato ed organizzare la spesa può ridurre significativamente lo spreco di cibo.
FLUSSO DI LAVORO
È molto noto il detto “il tempo è denaro”, ma quante volte abbiamo riflettuto profondamente su questa frase?
Se siamo disorganizzati, può capire che alcune cose ci sfuggano dal controllo e che si finisca anche con il dimenticare scadenze importanti, magari per presentare una domanda, partecipare ad un bando o anche dimenticare il pagamento delle bollette.
Tra l’altro le penali per i pagamenti in ritardo possono sembrare piccole, ma sommate nel tempo possono rappresentare una spesa considerevole.
Il tempo è denaro e la disorganizzazione può farci perdere molto tempo prezioso. Che si tratti di cercare documenti importanti o di dover rifare un lavoro perché non riusciamo a trovare le informazioni necessarie, il tempo perso a causa della disorganizzazione può tradursi in una perdita economica.
In aggiunta se non si impara a proteggere la propria concentrazione delle incursioni dall’esterno e dagli altri- specie se si lavora a contatto con altri colleghi- si rischia di perdere tanto tempo per tornare sul pezzo. La conseguenza è che si sarà poco produttivi.
Quando ci chiedono di fare un preventivo, ma non ci si organizza per tempo e si presenta il preventivo in fretta e furia si rischia di non considerare alcune spese ed attività fondamentali per il progetto, rischiando quindi di non mettere in conto ore di lavoro necessario.. e quindi andarci in rimessa.
Se ci abituiamo a lavorare solo in corsa e dietro alle emergenze rischiamo di non dare la giusta attenzione al piano di lavoro e, specie in caso di attività ricorrenti o eventi che ciclicamente ripetiamo, di rifare tutte le volte da capo azioni che invece potremmo avere standardizzato ed affrontare quasi con “il pilota automatico”.
COMUNICAZIONE CON L’ESTERNO
Anche nell’ambito della comunicazione, spesso la disorganizzazione ci può costare molto cara alla fine del mese.
Pensiamo, per esempio, quanto la mancanza di feedback puntuali si ripercuota in errori ripetuti e reiterati più volte.
Vogliamo parlare poi delle riunioni che organizziamo sempre più spesso, in presenza o in remoto?
Forse proprio le riunioni non organizzate bene sono l’esempio più tangibile di spreco di tempo e denaro per tutti noi perché la sensazione di insofferenza che proviamo sulla nostra pelle- specie quando preferiremmo occupare il nostro prezioso tempo a fare altro (magari anche della sfera privata)- è fortissima!
Anche le riunioni hanno un costo: in termini di tempo di partecipazione monetario perché ogni persona che partecipa ha un costo orario, in termini di confusione e perdita di tempo se si esce da una riunione con le idee più confuse di quando si entra con forti ripercussioni anche sulla motivazione dei partecipanti.
Parlando sempre di comunicazione con gli altri, ci sono molte persone che subiscono anche lo stress da urgenza e da reperibilità costante: questo non garantisce un lavoro sereno e produttivo.
Conclusione
Ogni volta che una mail importante si nasconde nel marasma della tua casella perdi un’occasione, ogni volta che ricompri un oggetto perché non sai dove l’avevi messo sprechi i tuoi soldi, ogni volta che esci in ritardo per un appuntamento e ti metti a correre, rischi di pagare una multa inutile, ogni volta che passi da un’attività all’altra senza tenere traccia delle ore che lavori per un cliente perdi del fatturato.
La disorganizzazione ha un impatto finanziario significativo, ma con un po’ di pianificazione ed attenzione, è possibile ridurre questi sprechi.
Organizzare meglio il nostro spazio, tenere traccia delle scadenze e pianificare gli acquisti, organizzare le riunioni a monte, stabilendo ordine del giorno e ruoli fare una grande differenza nelle nostre finanze.
Cerca di stabilire una base di buone routine organizzative e tenere traccia di tutto ciò che puoi, su supporti digitali o cartacei, a seconda delle tue propensioni.
Buon mese di ottobre!