La scrivania, se svolgiamo un lavoro d’ufficio o un cosiddetto “lavoro d’intelletto” è il luogo dove ci troviamo a gestire il nostro flusso di lavoro, sviluppiamo idee e ci mettiamo in contatto con le persone che, in qualsiasi forma, collaborano con noi.
È quindi un luogo speciale del quale dobbiamo aver cura.
Molto spesso invece la scrivania si riduce ad essere:
· il piano di appoggio di varie scartoffie non gestite che poi diventano ingestibili
· il posto dove collezionare i più svariati articoli di cancelleria che non utilizziamo quasi mai
· un tavolo polifunzionale se lavoriamo da casa e non abbiamo uno spazio esclusivo per lavorare
· la postazione che l’azienda ci ha assegnato ma che non sentiamo realmente come un vero e proprio ambiente da “abitare” secondo le nostre esigenze lavorative
Approfittiamo del #deskday del 6 dicembre istituto da Organizzare Italia, ente di formazione e consulenza con decennale esperienza nel campo dell’organizzazione personale- per parlare di come potrebbe essere la tua scrivania per supportarti al meglio nel tuo lavoro.
Ho scelto di utilizzare il verbo “potrebbe” e non “dovrebbe” perché, come avrai capito se mi segui da un po’, nell’organizzazione non funzionano le regole imposte dall’alto se non c’è una personalizzazione ed un adattamento di tecniche e strumenti con le caratteristiche di ognuno di noi.
Ne è testimonianza la celebre citazione “Se una scrivania in disordine è segno di una mente disordinata, di cosa sarà segno allora una scrivania vuota?” di Albert Einstein che, pur non avendo avuto una scrivania organizzata, è indubbiamente riuscito a lavorare bene nella sua vita!
Il focus della questione non è sicuramente l’ordine perché questa parola non è sempre sinonimo di “organizzazione”, ma stiamo parlando di un setting funzionale alla migliore gestione del flusso di lavoro.
Poniti innanzitutto le seguenti domande:
· come lavoro meglio?
· Quali strumenti utilizzo quotidianamente e quali invece saltuariamente?
· Cosa distrae maggiormente la mia concentrazione?
· Che sensazioni mi provoca avvicinarmi alla postazione quando inizio la giornata?
Diamo per appurate – anche se spesso purtroppo non lo sono- le indicazioni per lavorare secondo le normative della sicurezza sui luoghi di lavoro e quindi gli accorgimenti per avere una corretta postura, illuminazione e posizionamento del computer.
Concentriamoci invece su come ci approcciamo al lavoro partendo dalla scrivania.
Il mio consiglio è, una volta capito cosa ti aiuta a lavorare meglio e, soprattutto, cosa invece ti ostacola, quello di cercare il setting giusto per te e ciclicamente di chiediti se è cambiato qualcosa.
Molto interessante la lettura del libro “Lavorare con gioia” scritto a due mani da Scott Sonenshein e Marie Kondo che descrive dettagliatamente le pratiche da adottare per gestire al meglio la propria scrivania non trascurando l’appuntamento settimanale o mensile con l’organizzazione dello spazio fisico lavorativo.
È un’attività che fa parte del lavoro stesso e che non si deve mentalmente delegare a chi si occupa della pulizia del nostro ufficio.
La prassi migliore sarebbe sempre quella di, a fine della giornata lavorativa, dedicare gli ultimi cinque minuti a risistemare il tutto ed a predisporre per l’indomani.
Tutto quello che abbiamo detto fin ora riguardo alla nostra scrivania, va naturalmente adottato anche per la nostra “seconda scrivania” ovvero il desktop.
Questo luogo virtuale non è da intendersi come il posto dove “scaraventare” tutti i file che non siamo riusciti ad archiviare o il tappeto elastico dove far salterellare le icone delle varie applicazioni in nostro possesso, è invece il supporto dove far partire bene il flusso di lavoro.
Non sarebbe male fosse anche “psicologicamente” rassicurante e quindi pulito e lineare e con le uniche icone che davvero ci fa comodo trovare in quella posizione.
Un ultimo accenno anche all’importanza di prestare massima attenzione al tavolo dove studiano i nostri figli perché la loro concentrazione sia supportata al meglio.
Scegliete con cura anche il tavolo o ripiano dove pianifichiamo le attività domestiche relative alla gestione familiare: identificare infatti un angolo di casa dove si possa trovare la giusta concentrazione e le informazioni per programmare le attività familiari aiuta a gestirle il tutto al meglio ed a non trovarsi ingolfati anche nella vita privata.
Buon mese di dicembre a tutti.