Saprai sicuramente che da qualche anno esiste la possibilità di scaricare ed utilizzare whatsapp business: si tratta di una variazione della nota applicazione di messaggistica dedicata a liberi professionisti, aziende e realtà commerciali utile per ampliare i propri canali di comunicazione, essere più facilmente raggiungibili e dimostrarsi più disponibili nei confronti del proprio pubblico di riferimento.
Vorrei però fare un ragionamento sull’utilizzo ampio di whatsapp e che non riguarda solo aziende e liberi professionisti, ma tutti i lavoratori e quindi anche i dipendenti.
L’utilizzo di whatsapp ha rivoluzionato inevitabilmente il mondo del lavoro accorciando tutte le distanze, in positivo ma indubbiamente anche con conseguenze negative.
La premessa dalla quale vorrei partire è che credo in assoluto che, se svolgi un “ lavoro da ufficio”, sia poco professionale scambiarsi messaggi che hanno a che fare con progetti e flusso di lavoro tramite whatsapp.
Mi spiego: un conto è scrivere: “sto arrivando all’appuntamento, ho cinque minuti di ritardo” oppure “le invierò il resoconto della riunione settimana prossima, intanto la ringrazio”, un altro è inoltrare files, documenti, informazioni di rilievo che il programma consente, ma che dovremmo inviare con altro sistema.
Whatsapp rispecchia pienamente il momento storico del “tutto e subito” nel quale anche aspettare i tempi di risposta di una mail sembra ormai impossibile.
In quest’ottica un messaggio su whatsapp arriva quasi come una prepotenza con la quale, in un certo senso, obbligo la persona a ricevere il messaggio sul cellulare, se poi ha abilitata la funzione di notifica lettura saprò anche che lo ha letto e da quel momento scatterà in me un subdolo mix di aspettative e pretese che potranno sfociare anche in una telefonata di sollecito!
Pensa a quanto sia assurdo tutto questo!
A parer mio si può fare una cosa ancora meno professionale: inviare un messaggio vocale!
La sua logica riguarda quanto abbiamo detto poco fa sul messaggio scritto, con un’ulteriore colpa: non solo ho urgenza di ricevere un riscontro, ma sono anche talmente di fretta da non perdere tempo a scrivere un messaggio costringendo qualcuno ad ascoltare il mio vocale- magari neanche particolarmente breve.
Mentre un testo scritto si può leggere e riguardare non appena le condizioni lo richiedono, il messaggio vocale è piuttosto totalizzante, tant’è vero che, specie se abbiamo altre persone vicine o rumore di sottofondo, non sempre è possibile o opportuno ascoltarlo.
Ti ho parlato in un articolo precedente (prendendo spunto dall’ottimo libro di Cal Newport “Un mondo senza email” ) di quanto le email possano interrompere il flusso di lavoro e del fatto che le loro notifiche ed il contenuto possano spostare la nostra attenzione da una attività all’altra.
Ancora di più allora i messaggi whatsapp possono essere potenti fonti di distrazione dovendo noi controllare questo flusso continuo in arrivo.
Se leggendo quanto scritto fin ora ti senti colpito/a nel vivo, risentita/o o imbarazzato/a non temere: è ormai una prassi comune e consolidata per tutti utilizzare whatsapp in questo modo. Probabilmente anche inevitabile.
Vale anche per me soprattutto in certi momenti di picco di stress.
Ricordiamoci però che il flusso di lavoro dovrebbe essere tenuto sotto controllo e gestito in modo più professionale.
Alcuni documenti ed informazioni rischiano di andare persi o non essere presi nella giusta considerazione se mandati su whatsapp rispetto ad una mail.
Si può perdere qualche passaggio ed anche a distanza di tempo può non essere così facile rintracciare un dato o un’informazione importante.
Come ci si può difendere da questo fenomeno diffuso e per certi aspetti inevitabile?
Innanzitutto, che la tua sia una versione personale o business, prendi l’abitudine di utilizzare la versione web in modo da ricevere sul pc e, almeno per file ed allegati, salvare nelle apposite cartelle.
Poi le notifiche: se effettivamente riscontri che qualcuno abusa della tua disponibilità e ti tartassa continuamente con richieste varie, elimina la possibilità che gli altri vedano se hai letto o meno un messaggio.
Se hai un profilo business nella parte delle informazioni inserisci gli orari della tua attività in modo da suggerire alle persone qual è l’orario nel quale puoi essere contatto.
Esiste anche la possibilità, se qualcuno ti contatta fuori orario, di fare in modo che ricevano un messaggio automatico che le informa di quando ritornerai contattabile.
Cerca di disattivare sempre più spesso le notifiche e non farti prendere dalla tentazione di rispondere velocemente a tutte le richieste; molte di esse avrebbero bisogno di più riflessione.
Poi naturalmente devi anche dare il buon esempio: non puoi pretendere determinati comportamenti se sei il primo/a ad inviare continuamente messaggi vocali su tematiche di lavoro.
Vorrei concludere l’articolo spezzando però una lama in favore di whatsapp utilizzato per comunicazioni di lavoro”: ho riscontrato negli ultimi tempi una indubbia facilitazione nei rapporti tra le persone.
Mi era capitato più volte di trovarmi davanti ad ostacoli e situazioni stazionarie dopo l’invio di una mail; quest’ultima è tutto sommato un mezzo molto freddo e non tutti le sanno gestire adeguatamente.
Ho invece riscontrato in alcuni casi che il passaggio dalla mail al contatto whatsapp e magari poi alla telefonata, ha improvvisamente sbloccato situazioni e migliorato i rapporti con persone che nel passaggio dalla formalità all’informalità si sono trovati ad interagire meglio.
Quindi, come sempre, bisognerebbe seguire il buon senso e sfruttare al meglio la tecnologia senza divenirne schiavi.
Buon mese di luglio.